Das Problem
200+ E-Mails pro Tag – und Ihr Team verbringt 3-4 Stunden nur mit E-Mail-Beantwortung. Standard-Anfragen ("Wann wird geliefert?", "Gibt es das auch in Rot?", "Rechnung bitte nochmal senden") kosten wertvolle Zeit, die für strategische Aufgaben fehlt.
Warum E-Mail-Flut Ihr Geschäft bremst
Die Realität in deutschen KMU: 60-80% aller eingehenden E-Mails sind Standard-Anfragen, die sich wiederholen. Support-Fragen ("Wo ist meine Bestellung?"), Vertriebs-Anfragen ("Können Sie mir ein Angebot schicken?"), Rechnungsanfragen – immer dieselben Themen.
Das kostet Sie:
- 10-15 Stunden pro Woche pro Mitarbeiter nur für E-Mail-Beantwortung
- Verzögerte Reaktionszeiten – Kunden warten 24+ Stunden auf Antwort
- Inkonsistente Kommunikation – jeder Mitarbeiter schreibt anders
- Hohe Personalkosten – teure Arbeitskraft für repetitive Aufgaben
Fakt
Eine Studie von McKinsey zeigt: Mitarbeiter verbringen 28% ihrer Arbeitszeit mit E-Mails – das sind 11+ Stunden pro Woche. 80% davon könnten automatisiert werden.
Die Lösung: ReplyMyMail – KI-Agenten, die Ihren Tonfall sprechen
ReplyMyMail ist keine Standard-KI, die roboterhafte Antworten generiert. Die Plattform lernt Ihren Kommunikationsstil, Tonfall und geschäftlichen Kontext – und beantwortet E-Mails so, als würden Sie selbst schreiben.
So funktioniert's:
Support-Agent
Für kurze, präzise Antworten:
- Status-Updates ("Ihre Bestellung ist unterwegs")
- Rechnungsanfragen
- Technische Fragen
- Lieferzeiten & Verfügbarkeiten
Vertriebs-Agent
Für motivierende Kundenansprache:
- Angebotserstellung
- Follow-up nach Demo/Meeting
- Lead-Qualifizierung
- Cross-Selling-Vorschläge
Wichtig: DSGVO-konforme Arbeitsweise
Laut DSGVO-Verordnung dürfen KI-generierte E-Mails NICHT vollautomatisch an Kunden versendet werden. ReplyMyMail arbeitet daher mit einem Entwurf-Modus:
- KI erstellt Antwort-Entwurf – basierend auf Ihrer E-Mail-Historie und Tonfall
- Entwurf landet im Entwurfs-Ordner Ihres E-Mail-Programms (Outlook, Gmail, etc.)
- Mitarbeiter prüft & sendet – nach Prüfung (dauert 10-30 Sekunden pro E-Mail)
- Technische Dokumentation verlinkt – jede Antwort enthält Link zu technischen Unterlagen + Support-Historie
Das bedeutet: Sie behalten volle Kontrolle + Rechtssicherheit. Die KI spart 80% der Schreibarbeit – Sie senden bewusst ab.
Was ReplyMyMail besonders macht
1. Lernt Ihren Kommunikationsstil
Die KI analysiert Ihre bisherigen E-Mails und lernt:
- Tonfall: Formal ("Sehr geehrte/r") oder locker ("Hallo")?
- Formulierungen: Welche Sätze verwenden Sie häufig?
- Kontext: Branchenbegriffe, Produktnamen, interne Abläufe
"Die KI schreibt E-Mails so, als würde ich sie selbst verfassen – unsere Kunden merken keinen Unterschied!" — Thomas K., Geschäftsführer MAKO GmbH
2. Mehrere E-Mail-Konten verknüpfbar
Sie können mehrere E-Mail-Adressen mit unterschiedlichen Agenten verbinden:
- support@ihr-unternehmen.de → Support-Agent (kurze Antworten)
- sales@ihr-unternehmen.de → Vertriebs-Agent (motivierend)
- info@ihr-unternehmen.de → Hybrid-Agent (flexibel)
3. DSGVO-konform & sicher
Datenschutz ist garantiert: Alle E-Mails werden verschlüsselt verarbeitet, keine Weitergabe an Dritte, Server in Deutschland.
AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) inklusive – ideal für Betriebe mit Compliance-Anforderungen.
4. DSGVO-konformer Entwurf-Modus (Pflicht in Deutschland)
Laut DSGVO-Verordnung: KI-generierte E-Mails müssen vor Versand von einem Menschen geprüft werden. ReplyMyMail liefert daher:
- Entwurf im Postfach: KI-Antwort landet automatisch in Ihrem Entwurfs-Ordner (Outlook, Gmail, etc.)
- 10-30 Sekunden Prüfung: Mitarbeiter überfliegt E-Mail, passt ggf. Details an, sendet ab
- Technische Doku verlinkt: Jede Antwort enthält Link zu Support-Historie + technischen Unterlagen (für Rückverfolgbarkeit)
- Rechtssicherheit garantiert: Sie versenden bewusst – keine vollautomatischen KI-Mails
Vorteil: 80% Zeitersparnis + 100% DSGVO-Compliance + volle Kontrolle.
Erfolgsgeschichte: MAKO GmbH
Moers | Logistik & E-Commerce
Vorher
- 200+ E-Mails pro Tag
- 3 Mitarbeiter nur für E-Mail-Beantwortung
- Antwortzeit: 24-48 Stunden
- Inkonsistente Kommunikation
Nachher (mit ReplyMyMail)
- KI erstellt 80% Entwürfe (10-30 Sek. Prüfung pro E-Mail)
- 1 Mitarbeiter prüft + sendet ab (DSGVO-konform)
- Antwortzeit: 5-15 Minuten (statt 24-48h)
- Konsistenter Tonfall + technische Doku verlinkt
"ReplyMyMail hat unsere Kundenservice-Qualität revolutioniert. Die KI erstellt perfekte Entwürfe – wir prüfen in 20 Sekunden, senden ab, fertig. DSGVO-konform, schnell und Kunden merken keinen Unterschied. Wir sparen 10+ Stunden pro Woche!"
— Thomas Koelmann, Geschäftsführer MAKO GmbH
Für wen ist ReplyMyMail ideal?
E-Commerce & Logistik
Bestellstatus, Lieferzeiten, Retouren-Anfragen
B2B-Dienstleister
Angebotsanfragen, Follow-ups, Meeting-Koordination
Praxen & Kliniken
Terminanfragen, Rezepte, allgemeine Patienteninformationen
Bereit für automatisierte E-Mail-Beantwortung?
Die Hirschberg Group implementiert ReplyMyMail für Sie – inklusive Training, Anpassung & Support.
100% vertraulich | Keine Verkaufsgespräche | Nur Mehrwert
So schnell sind Sie live: 3 Phasen in 2-3 Wochen
Woche 1: Analyse & Training
Wir analysieren Ihre bisherigen E-Mails (anonymisiert) und trainieren die KI auf Ihren Tonfall, Branche und typische Anfragen.
Dauer: 3-5 Tage | Aufwand für Sie: 1-2 Stunden (Briefing)
Woche 2: Test & Fine-Tuning
Sie testen die KI im Review-Modus (E-Mails werden vor Versand geprüft). Wir optimieren basierend auf Ihrem Feedback.
Dauer: 5-7 Tage | Aufwand für Sie: 30 Min/Tag (Feedback)
Woche 3: Go-Live
Die KI geht live und beantwortet E-Mails vollautomatisch (oder weiterhin im Review-Modus – Sie entscheiden).
Dauer: 1 Tag | Support: 90 Tage inklusive
Investition & ROI
Was kostet ReplyMyMail?
Einmalige Kosten
- Setup & Training: ab 2.500 €
- Inklusive: KI-Training, 2 Agenten (Support + Sales), 90 Tage Support
Laufende Kosten
- Lizenz: ab 199 €/Monat
- Inklusive: Unbegrenzte E-Mails, Updates, Priority-Support
Return on Investment (ROI)
Beispiel-Rechnung (basierend auf MAKO GmbH):
- Vorher: 3 Mitarbeiter × 10 Std./Woche × 25 €/Std. = 3.000 €/Monat
- Nachher: 1 Mitarbeiter × 10 Std./Woche × 25 €/Std. + 199 € Lizenz = 1.199 €/Monat
- Ersparnis: 1.800 €/Monat
ROI nach ca. 2 Monaten erreicht (Setup-Kosten amortisiert).
Häufige Fragen zu ReplyMyMail
Kann die KI wirklich meinen Tonfall lernen?
Ja! Die KI analysiert Ihre bisherigen E-Mails und lernt Ihre typischen Formulierungen, Grußformeln, Satzbau und Branchenbegriffe. Nach 1-2 Wochen Training ist die Tonfall-Ähnlichkeit bei 85-95%.
Was passiert mit sensiblen Daten (DSGVO)?
Alle E-Mails werden verschlüsselt verarbeitet, Server stehen in Deutschland, kein Datenverkauf an Dritte. Ein AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) ist inklusive. Für besonders sensible Branchen bieten wir On-Premise-Lösungen an.
Warum sendet die KI nicht vollautomatisch? (DSGVO-Pflicht)
Laut DSGVO-Verordnung müssen KI-generierte E-Mails vor Versand von einem Menschen geprüft werden. ReplyMyMail liefert daher Antwort-Entwürfe in Ihr E-Mail-Programm (Outlook, Gmail, etc.). Der Mitarbeiter:
- Prüft den KI-Entwurf (10-30 Sekunden)
- Passt ggf. Details an (optional)
- Sendet bewusst ab → 100% Rechtssicherheit
Vorteil: Sie sparen 80% Schreibarbeit + behalten volle Kontrolle + erfüllen DSGVO-Anforderungen.
Funktioniert das auch für mehrere Sprachen?
Ja! ReplyMyMail unterstützt 50+ Sprachen. Die KI erkennt automatisch die Sprache der eingehenden E-Mail und antwortet in derselben Sprache.
Wie lange dauert die Implementierung?
2-3 Wochen bis Go-Live:
- Woche 1: Training der KI (3-5 Tage)
- Woche 2: Testphase & Fine-Tuning (5-7 Tage)
- Woche 3: Go-Live (1 Tag)
Wie wird die Support-Historie dokumentiert?
Jede KI-generierte Antwort enthält automatisch:
- Link zur Support-Historie: Der Kunde kann die gesamte E-Mail-Konversation nachträglich online einsehen
- Link zu technischen Unterlagen: Falls relevant (z. B. Produktdatenblätter, Anleitungen, FAQ-Links)
- Rückverfolgbarkeit: Alle E-Mails werden protokolliert (Zeitstempel, Mitarbeiter-Freigabe, Änderungen)
Vorteil: Transparenz für Kunden + Compliance-Nachweis für Ihr Unternehmen.
Bereit, 80% Ihrer E-Mails zu automatisieren?
Die Hirschberg Group zeigt Ihnen in 30 Minuten, wie ReplyMyMail für Ihr Unternehmen funktioniert.
Kostenlose Demo (30 Min)
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